Muito se fala, se lê e se debate sobre estratégias para aproveitarmos da melhor forma o dia e sermos mais produtivos. Não há soluções milagrosas, mas há alguns hábitos que podem ajudar-te a alcançar maior produtividade.

Só posso falar por experiência própria, como alguém que já investigou, testou e adotou (ou rejeitou) vários métodos de organização.

Estes são os 5 hábitos de produtividade para o dia-a-dia que sinto resultarem melhor:

1. Atividade antes do trabalho

Antes de lançares mãos à obra (no trabalho, num projeto, nas aulas…), aproveita e faz alguma atividade que te dê prazer. Como li em Morning Miracle, este tempo é realmente valioso e as atividades que escolheres fazer vão ajudar-te a preparar a mente e o estado de espírito para o trabalho.

Beber um café devagar, acordar lentamente com uma aula de Yoga, tomar o pequeno almoço com mais calma, ler um livro no sofá são algumas sugestões

Não recomendo ires logo para as redes sociais, sites de notícias ou que ligues a TV – percebi que fico mais “mole” depois disto. O ideal é escolheres uma atividade onde investes a tua atenção de forma mais plena.

No meu caso, a maior parte dos dias faço uns alongamentos ou meia hora de yoga, depois faço um café e aproveito para ler um pouco. Noutros, saio de casa a correr e ao chegar ao escritório ou tomo o pequeno almoço descansada.

Seja como for, antes de começar a trabalhar faço 10 minutos de meditação (cronometrados na app Calm), que me ajuda a acalmar e a focar antes de começar as tarefas – em breve falo-vos mais a fundo sobre as vantagens da meditação e algumas técnicas.

2. Anota as tarefas do dia

Há vários métodos e formas para desenhares o plano do dia: podes fazê-lo em ferramentas online ou simplesmente num caderno; podes dividir o dia em blocos horários e colocar tarefas distribuídas nesses; podes simplesmente apontar os to-do’s a fazer.

O essencial é: sê realista com o que incluis neste plano de tarefas para o dia. Há funções e alturas onde nem 24h chegam para tudo o que é preciso fazer. Percebe quais são as prioridades, o que é preciso entregar em breve, e dá destaque a essas tarefas. É fácil perdermo-nos com o acessório, sobretudo quando o essencial é pouco entusiasmante…

Para mim, trabalhando em criação de conteúdo e funções criativas, não funciona bem encaixar tasks dentro de horários fixos… Então sigo a estratégia das prioridades: analiso o que é mesmo importante terminar naquele dia ou em breve e começo por desenvolver isso. Depois, passo para as tarefas seguintes.

Assim, consegues entregar tudo a tempo, evitando passar horas desnecessárias e noite sem dormir a fazer o que está em atraso.

3. Faz um report pessoal

Mesmo sem ninguém te pedir “satisfações” de como correram as tarefas, faz isso para ti! Anota o que foi concretizado, o que surgiu com urgência e foi feito, as pausas que fizeste e o tempo que demoraste em cada tarefa. É normal não produzires da mesma forma o dia todo, nem todos os dias.

Ao fim de uma semana, isto vai mostrar-te padrões de comportamento que podem estar a bloquear melhores resultados e a fazer-te perder tempo útil, assim como te mostra os horários em que mais produzes e as condições.

4. Ignora as pessoas

Eu sei, isto soa estranho e impossível… Ninguém pode ignorar totalmente quem o rodeia, mas é necessário esclareceres para ti e para o teu círculo próximo que há momentos em que não pode haver distrações. Se for possível, avalia a hipótese de trabalhares numa sala mais calma (do escritório ou em casa).

Quando nos focamos profundamente numa tarefa, entramos em modo de deep work, como já falei a propósito do livro com o mesmo título. Só este estado nos permite concretizar algo com a máxima qualidade, sem interrupção do fio condutor que levamos. Gradualmente, o deep work ajuda-te a alcançar melhores resultados, a aprenderes mais e a aprofundares o teu trabalho.

O email, as redes sociais, as mensagens, o telemóvel ficam todos fora da tua zona de produção. A tentação é gigante, por isso deixa as distrações dentro da mochila ou noutra divisão. E se alguém te contactar e percebes que não é urgente – como aquele colega que envia emails constantemente – simplesmente responde mais tarde.

5. Relaxa

Tão importante como produzir é, isso mesmo, descansar. Nada se cria num estado de fadiga ou stress, por isso dorme as horas devidas, aproveita a hora de almoço e cria espaço para hobbies – ver séries em binge watch não é um deles, porque embora te tire do mindset de trabalho vai só fomentar o estado de preguiça e, consequentemente, a sensação de não aproveitares o tempo.

Escolhe uma atividade que te permita “desligar” das tarefas, mas que te acrescente algo. Prática de exercício físico é sempre bem vinda (até ajuda a dormir melhor), dá um olho nas notícias, lê umas páginas de um livro, escreve num diário ou aproveita para falar com amigos e família.

Por aqui, termino com uma hora de yoga alguns dias da semana, um banho quente, por vezes um episódio de Friends, estudo para o curso de Yoga e leitura já no quarto, antes de dormir.

Para me desligar do telemóvel à noite e evitar a tentação de estar a fazer scroll infinito nestas horas de descanso, defini o “tempo de ecrã” no próprio iPhone, que me corta o acesso a várias apps entre as horas que escolhi.

Estes momentos off ajudam-te a descansar, a ganhar energia e criatividade, dando o boost que precisas para o dia seguinte.

Estes são os meus hábitos de produtividade, que maior impacto têm na forma como aproveito o dia e nos resultados de trabalho.

Tens outras dicas que funcionam ou queres falar mais sobre elas? Partilha comigo, estamos sempre a aprender.

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